Datáfono: qué es y para qué lo necesitas para tu negocio

Vas a comprar al supermercado, a comer a un restaurante, a subirte a un taxi… El dinero en efectivo va cediendo terreno y hoy pagar con tarjeta es lo normal. Y en cuanto dices “con tarjeta, por favor” lo que te ponen delante es un datáfono. Se trata de un dispositivo que ya resulta muy familiar porque forma parte de la vida cotidiana, pero ¿qué sabes del datáfono?

¿Cómo funciona Datáfono?

Podríamos decir que la generación del datáfono en todos los negocios es consecuencia de los cambios derivados del avance de la tarjeta como medio de pago.

Se trata de un dispositivo cuya función principal es posibilitar el pago con tarjeta de crédito o débito, aunque ya se puede hacer también con el smartphone (si tiene NFC, o tecnología inalámbrica de corto alcance) o utilizando una aplicación que nos hayamos descargado. El funcionamiento es muy sencillo y además estamos muy habituados a utilizarlo.

Para identificarnos, pasamos la tarjeta por el lector de banda magnética del dispositivo o la arrimamos si es contactless. Una vez que el sistema nos reconoce (en caso necesario tendremos que facilitar nuestro PIN) el aparato se encarga de conectar con la entidad bancaria con la que operamos.

Esperamos unos segundos para que el datáfono se comunique con el banco, verifique que somos clientes, que tenemos saldo, que la tarjeta está operativa y en regla. Solo entonces autoriza la transacción (TAN) y es la misma entidad la que se encarga de hacer el pago.

Cuando el pago está aceptado nos dan un pequeño recibo. Tan sencillo y tan habitual como eso.

Si eres tú el propietario del negocio, disponer de un datáfono te da una enorme libertad. Agiliza los cobros y permite realizarlos con mayor seguridad. Además, es algo que el cliente tiene asumido como normal y que nos pedirá para poder pagar con tarjeta.

Para el usuario resulta muy cómodo no tener que salir con efectivo en el bolsillo, haciendo una previsión de lo que va a gastar. Por su comodidad (y por el bien de nuestro negocio) es inexcusable: tenemos que tener un datáfono.

Hasta aquí seguro que está todo claro. Sin embargo suele haber confusión sobre qué es un  datáfono y qué es una TPV. ¿Es lo mismo o no es lo mismo? Vamos a despejar dudas.

Datáfono vs TPV: qué es qué?

Lo cierto es que muchas personas hablan de TPV cuando en realidad lo que tienen en mente es un datáfono.

Los conceptos, aunque cercanos, no son idénticos. Uno es mucho más amplio y engloba al otro. Veamos:

TPV

Es un sistema de gestión integral para tu negocio. Son las siglas de Terminal de Punto de Venta y se trata de la suma de herramientas de software y dispositivos hardware con los cuales controlarás todo el proceso: cobros con tarjeta, tickets y facturas, inventario, etc.

Datáfono

Es uno de los dispositivos hardware que puede formar parte o no del sistema de TPV por el que hayas apostado para tu negocio. Por ejemplo, si tu actividad se desarrolla cien por cien online, necesitarás un TPV virtual y no te hará falta un datáfono. En cambio si tienes una tienda de alimentación seguramente un datafono físico será imprescindible para realizar los cobros.

Como es un aparato muy habitual y estamos super acostumbrados a verlo, el término datáfono se usa por extensión para referirse también a todo el sistema de TPV.

Clases de datáfonos: fijo, móvil u offline

Porque no todos los negocios tienen las mismas necesidades, los datáfonos se han adaptado para ofrecer distintas opciones.

Lo fundamental es que el dispositivo pueda hacer la conexión con la entidad bancaria. Si queremos un datáfono ubicado en un punto fijo de nuestro negocio podemos conectarlo a la red telefónica tradicional.

Pero imagínate esto: estás en la terraza de un restaurante y pides la cuenta. Lo más normal es que el camarero te acerque un datáfono móvil. Posiblemente esté funcionando con una conexión wifi que permite cobrar en cualquier punto donde alcance la red.

Si tenemos que salir a hacer un cobro fuera de nuestra oficina habitual o lo nuestro es un trabajo itinerante, lo más seguro es que usemos una comunicación GPRS similar a la de un smartphone. Funcionan con una tarjeta SIM de un operador de telefonía, y se conecta cuando es necesario para realizar un cobro.

Existen otras clases de terminales de alto riesgo denominados datáfonos offline, éstos terminales no suelen ser proporcionados por los bancos ya que tienen la capacidad de cobrar sin límite a una tarjeta sin la presencia del titular, este tipo de terminales son muy difíciles de conseguir ya que riesgo de realizar cobros fraudulentos son muy altos.

¿Cómo contratar un dotáfano para tu negocio?

El datáfono se contrata con el banco que más confianza te dé o te haga la mejores comisiones. Ellos te facilitan  el dispositivo físico de acuerdo a las condiciones contractuales que hayas acordado.

Es importante que estudies un poco el mercado. Ten en cuenta que es un producto que te ofrece una entidad financiera, y como tal debes seleccionar lo que más te conviene. Revisa a fondo las tarifas de alquiler del terminal, mantenimiento, la seguridad, las condiciones para el pago con tarjetas extranjeras, si nos ofrece contactless, los requisitos para autorizar las operaciones (por ejemplo, a partir de qué cantidad es necesario introducir el PIN), etc.

Por último, como cualquier otro producto que adquieras, te recomendamos que analices a fondo tus necesidades reales y el perfil de tus clientes. Calcula si te compensa el uso que le vayas a dar al datáfono con lo que te va a costar su mantenimiento.

Si no tienes claro si tu negocio necesita o no ese servicio, quizá es mejor que lo dejes de momento y pasado un tiempo lo evalúes de nuevo.

Ahora que ya tienes claro qué es un datáfono, ¿te animas a poner uno en tu negocio?